с англ. event management - управление событием (мероприятием)

Мы все с вами бываем на различных деловых и корпоративных мероприятиях, конференциях, семинарах, презентациях, но зачастую через день-два напрочь забываем об этом, а иногда даже не можем вспомнить, о чем там шла речь… Мероприятия бывают разными и очень непохожими друг на друга. Но, как утверждает Генеральный директор компании Eventum, член международной ассоциации ISES, член AmCham Александр Шумович, они служат одной и той же цели – они меняют поведение людей. Если же этого не происходит, то память просто стирает ненужную, безликую и бесполезную информацию.

Как правильно организовать мероприятие? Как не допустить ошибок, как правильно построить работу с участниками, как добиться поставленной цели? Эти и другие вопросы оказались в фокусе двухдневного семинара "Event Management. Как организовать мир за 7 дней", подготовленного и проведенного компанией Eventum (Александр Шумович) и event-агентством Partyzanka (директор агентства Partyzanka и PR-агентства PREMO Алексей Берлов) 3-4 марта в Москве. Более 40 участников собрались послушать то, как сделать из события сказку, что, по мнению Александра Шумовича, является ключом к успеху любого мероприятия. Только удивительное событие способно вызвать позитивные эмоции и вырвать из рутинной жизни.

По словам г-на Шумовича и г-на Берлова, мероприятия выполняют различные функции – повышают мотивацию и лояльность, помогают в неформальной, но максимально продуманной обстановке донести до аудитории нужные идеи. Мероприятие позволяет показать эмоции, которые скрыты создателями в продукте, и в этом роль мероприятия уникальна и незаменима. Единственная возможность привлечь внимание человека надолго и оставить после себя память – вызвать эмоции. Итак, обо всем по порядку. Советы от экспертов – наших “event-гуру"...

Event Management – Разум

Каким, по вашему мнению, должно быть приглашение на мероприятие? Это действительно важный нюанс, о котором нельзя забывать. По словам организаторов семинара, оно должно давать необходимую информацию, интриговать, быть приятным на ощупь, быть ненавязчивым, но чтобы о мероприятии не могли забыть. Оно должно быть в стилистике мероприятия, должно включать в задуманную игру, быть атрибутом и началом мероприятия, быть одновременно простым и исчерпывающим. Отмечайте преимущества и выгоду вашего мероприятия, - советуют ведущие, - продавайте само мероприятие, а не компанию!

Попадая на мероприятие, вы попадаете в другую реальность. Здесь свои законы, свое пространство и свое время. Это целый мир, который создается организаторами. При этом необходимо учитывать, что приглашенные люди не настроены одинаково, они еще не знают замысла мероприятия, им нужно помочь сориентироваться. Следует уделить особое внимание деталям, ничего не упустив. Так, вход должен чем-то отличаться, выделяться, так как это начало той самой сказки, где действуют другие законы, а реальность остается за дверью. Вход – это начало концепции, а лучшие декорации, по мнению устроителей семинара, это люди. Они советуют поставить перед входом не только охранников, но и аниматоров. Лицом мероприятия являются встречающие, которые и создают первое впечатление у гостей. Проходя через welcome-зону, они должны попасть в основную часть подготовленными и начать «читать» концепцию. А что дальше делают гости? Они должны иметь возможность смотреть, слушать, пробовать, нюхать, щупать. Декорации и актеры, живая музыка, напитки, атрибуты или интерактив, цветы помогут в этом. Если приглашенные ничего не делают, то они могут начать скучать. Но принуждать к действию не стоит, нужно манить и интриговать.

Главная декорация – это помещение, где нужно учесть, как оформлены столы, что видит человек с разных мест, есть ли указатели движения и прочее. Лучше поставить большие экраны, сделать трансляцию с разных точек, что создает ощущение интерактива. Стоит выделить организаторов, так как через 5 секунд поиска человека, которому можно задать вопрос, начинается раздражение. Создавайте персонажей внутри концепции и реализуйте их внешний вид по максимуму, не мелочитесь! Также не стоит забывать о парковке, стойках, наклейках на пол, баннерах, цветах.

Поговорим о цвете и декорировании. К самым распространенным ошибкам организаторы семинара относят: перегрузку цветов (более 4-х), изобилие деталей, фактур, материалов, сочетание искусственной и живой флоры, буквальное следование за мыслью заказчика, скромный бюджет.

Сколько процентов должно приходиться на фуршет в вашем бюджете? Сколько на программу? Каково соотношение блоков в бюджете развлекательного мероприятия? Об оптимальном диапазоне также поведали участникам. По опыту организаторов, на фуршет приходится от 30 до 50%, аренду площадки – 10-20%, декорирование помещения – 15-20%, саму программу – 10-20%, production – 10%. Также следует учитывать расходы на маркетинг мероприятия и подарки гостям. Зачастую в подготовительной суматохе забываются расходы на транспорт, связь, cleaning, грузчиков, охрану, питание персонала и др.

Event Management – Чувства

Организаторы дали наглядный урок алхимии по воздействию на человеческие эмоции. Почему Вы не можете оторваться от хорошего фильма? Почему начинаете по-настоящему переживать за главного героя? На мероприятии работают похожие механизмы, что и при подготовке сценария фильма. Мероприятие, как и хороший фильм, – это действие, а не слова. Зачем объяснять, что Вы имели в виду, если человек может почувствовать это. Логика мероприятия требует нарастания эмоций по ходу.

Сценарий – это стремительная кривая. Здесь работает трехступенчатая схема развития сюжета: завязка, развитие-кульминация, развязка. В некоторых случаях сюда также можно добавить предысторию (которую лучше поместить на программу или пригласительный) и послесловие.

Что знают режиссеры фильмов? Выдавать информацию следует маленькими порциями, каждый раз сообщайте меньше, чем хочет узнать аудитория, самые лакомые кусочки припасите до самого конца, ничего не сообщайте просто так – заставьте участников побороться за каждую каплю информации. Эти же приемы применимы и в драматургии мероприятия. Как известно, ожидание слаще обладания. Ожидание подстегивает закрытость мероприятия,VIP-статус, яркий анонсированный элемент. Мероприятие – это не место для размышлений, а для действий. Ваша задача «я и они» превратить в «мы», что даст чувство единения и станет источником позитивных эмоций.

Создать интригу, «включить» гостя, дать ясную коммуникацию, вызвать эмоции – вот те 4 больших кита, от которых зависит успех вашего мероприятия.

Ольга Филимонова

(при написании были использованы материалы, предоставленные компанией Eventum)